¿cómo se crea una carpeta digital?

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¿cómo se crea una carpeta digital?

Significado de la carpeta digital

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El semestre de otoño ha comenzado oficialmente. Hemos encontrado y creado toneladas de recursos para nuestros estudiantes, y seguimos encontrando más para utilizar potencialmente en nuestros cursos. Estamos trabajando en múltiples proyectos de investigación, y hemos compilado una lista gigante de recursos para leer y potencialmente citar. Nos estamos preparando para descargar los envíos de tareas de los estudiantes desde la pestaña de tareas de nuestro LMS, para poder acceder a ellos sin necesidad de tener acceso a Internet. Y, si estás en la fase de cursos de tu título de posgrado, también tienes documentos de esas clases para mantenerlos organizados.  En definitiva, es probable que todos estemos ahogados en .docx, PDFs, .jpegs y otros tipos de archivos. Lo que necesitamos es crear nuestro sistema de archivo digital ideal, para no tener que preocuparnos nunca de perder documentos vitales y saber siempre dónde encontrar lo que buscamos. En el post de hoy, comparto los pasos que estoy dando para crear mi sistema de archivo digital ideal, para que quizás puedas adaptarlos a tus propias necesidades. Al final del post, proporciono información sobre un PDF que he creado y que tiene seis plantillas diseñadas para ayudarte a crear tu nuevo sistema.

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Google drive

Para los que tienen inclinaciones visuales, tener una carpeta de recursos de archivos digitales tiene mucho sentido. Es satisfactorio mirar una carpeta digital, abrirla y ver exactamente lo que hay dentro, en lugar de desplazarse por un documento tras otro.

Cuando te tomas el tiempo de crear una carpeta de recursos de archivos digitales, tienes que ocuparte activamente de los archivos que hay en tu ordenador e identificarlos. Este es un buen momento para limpiar y eliminar archivos viejos, caducados o innecesarios, ahorrando así algo de espacio digital.

Aunque es fácil buscar archivos individuales en tu ordenador, puede que prefieras tener tus documentos guardados en una única ubicación. Puedes localizar el archivo, abrirlo y consultar fácilmente lo que necesitas.

Empieza por crear una nueva carpeta en tu ordenador. Puedes darle el nombre o título que desees. Puedes crear una carpeta de recursos de archivos digitales para recetas, guías de bricolaje, una colección de libros electrónicos de negocios, manuales de referencia de electrodomésticos, etc.

Tómate un momento para localizar los archivos que quieres almacenar en tu carpeta. Puede que estén almacenados en el escritorio de tu ordenador, en la carpeta de descargas, en la bandeja de entrada de tu correo electrónico o en una carpeta completamente diferente. Asegúrese de guardar cada uno de sus archivos en la carpeta designada.

Canva

Antes, crear un sistema de archivo significaba codificar por colores las carpetas y organizarlas por orden alfabético o cronológico.    En algunos casos, esto puede seguir siendo razonable. Sin embargo, las pequeñas empresas y las oficinas domésticas de hoy en día dependen mucho más de la tecnología.    La mayoría de los registros son ahora electrónicos, por lo que es posible que tengas que considerar tanto el sistema que reside en tu ordenador como el que reside en tus archivadores (o en esos montones que tienes en el escritorio o en el suelo).

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Hay muchas formas diferentes de organizar tus archivos; la clave es crear una estructura de archivos que te permita encontrar la información importante de forma rápida y sencilla. Dependiendo de las necesidades de tu empresa, estos archivos pueden ser de papel o digitales y pueden residir en un archivador, en tu ordenador, en una red o en la nube. ¿Qué es lo que más le conviene y qué normas del sector debe aplicar?

Una vez que tengas muy claro qué tipo de información o documentos deben conservarse y durante cuánto tiempo, puedes empezar este proceso.    Una vez más, no hay una única forma correcta de crear su infraestructura de archivos.    Cree carpetas claras, sencillas y lógicas basadas en categorías adecuadas a su negocio y en cualquier norma específica del sector que deba seguirse.

Aplicación de carpetas digitales

Nota del editor: Este artículo se publicó originalmente en febrero de 2016. Se ha actualizado para que sea más preciso y completo. Si quieres que tus contenidos sean localizables y accesibles para tu equipo y socios, una buena organización es fundamental. Y una buena organización comienza con una buena estructura de carpetas. En esta breve guía aprenderá a crear una estructura de carpetas fácil de usar que funcione bien para su equipo y sus socios. No importa el tipo de contenido que tengas, esta es la forma de mantenerlo organizado y mantener a tu equipo en la misma página.

En un post reciente hablamos de la arquitectura de la información en general, su importancia para los usuarios, las diferentes formas de encontrar información y una visión general de cómo empezar a crear su arquitectura de la información. En este post, daremos los siguientes pasos y mostraremos cómo utilizar la arquitectura de la información para crear una estructura de carpetas viable que permita a su equipo encontrar lo que necesita rápidamente.

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El primer paso que deberá realizar es conocer su contenido. Para averiguar cómo organizarlo, tendrá que establecer una buena comprensión de lo que tiene. Esto puede ser desde una tarea pequeña hasta una bastante monumental, dependiendo de cuántos activos (archivos) esté tratando de organizar y dónde viven todos ellos. Pero, en cualquier caso, antes de organizarlo hay que saber qué es lo que se quiere organizar.

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