¿qué debe contener una minuta?
Ejemplo de moción en un acta de reunión
Las actas, también conocidas como actas de reunión (abreviatura MoM), protocolos o, informalmente, notas, son el registro escrito instantáneo de una reunión o audiencia. Suelen describir los acontecimientos de la reunión y pueden incluir una lista de asistentes, una declaración de los temas considerados por los participantes y las respuestas o decisiones relacionadas con los temas.
Las actas pueden ser elaboradas durante la reunión por un mecanógrafo o un taquígrafo judicial, que puede utilizar la taquigrafía y preparar las actas y entregarlas posteriormente a los participantes. Otra posibilidad es que la reunión se grabe en audio o en vídeo, o que un secretario designado por el grupo o asignado de manera informal tome notas y prepare el acta posteriormente. Muchos organismos públicos utilizan programas informáticos de grabación de actas para registrar y preparar todas las actas en tiempo real.
Las actas son el registro oficial por escrito de las reuniones de una organización o grupo. No son transcripciones de esas actas. Según las Reglas de Orden de Robert recién revisadas (RONR), las actas deben contener principalmente un registro de lo que se hizo en la reunión, no de lo que dijeron los miembros[2][3][4] La organización puede tener sus propias reglas respecto al contenido de las actas.
Quién tiene acceso a las actas de las reuniones
Es imposible recordar todo. Por eso, mantener las actas de las reuniones es una buena práctica para las reuniones de negocios. Estas notas documentan lo sucedido en una reunión y sirven de recordatorio para el futuro de las decisiones que se tomaron o de las medidas que hay que adoptar. Para hacer un uso más eficaz de las actas de las reuniones, siga estos consejos.
Las actas de las reuniones son un registro importante que mantiene a su empresa en el buen camino y organizada. Si su empresa necesita ayuda para crear o gestionar sus actas, puede trabajar con un proveedor de servicios en línea.
Qué ocurrirá si una empresa no redacta un acta de cada reunión
Muchos empleados no sólo creen que pierden mucho tiempo en las reuniones, sino que además consideran que la mayoría de ellas son ineficaces. ¿Cómo podemos cambiar esto? Inviertes tiempo en asistir a una reunión, así que asegúrate de sacarle el máximo partido.
Una buena preparación es la clave. Así que prepare las actas de sus reuniones. Asegúrate de tener una copia digital del orden del día de la reunión de antemano, para saber quién asistirá a la reunión, qué se discutirá y en qué orden. Utilízala como guía o esquema para tomar notas y preparar el acta.
Otra parte importante de la preparación es aclarar las expectativas. Cuando asuma el papel de redactor de actas de una reunión, asegúrese de preguntar al Presidente o al líder de la reunión cuáles son sus expectativas sobre su papel durante la reunión, así como el tipo de detalle que espera en las actas.
Como redactor oficial de actas, tu función puede incluir la distribución de las mismas. Antes de hacerlo, asegúrate de que el presidente o líder de la reunión revise las actas y las apruebe. ¿Cómo vas a distribuir las actas de la reunión? Es hora de distribuir las actas de la reunión. Sin papel, por supuesto. Compartirlas en línea es fácil.
Objetivo de las actas de reunión
Las actas de las reuniones constituyen el registro de las deliberaciones y decisiones de un comité, grupo de trabajo, etc. debidamente constituido. En ellas se mantiene un registro preciso de una reunión convocada oficialmente. Junto con el orden del día y la documentación asociada, las actas proporcionan un registro a largo plazo o permanente de los procedimientos, tanto para los miembros como, en su caso, para los que no asistieron.
La Ley de Libertad de Información y Protección de la Intimidad (FIPPA) permite a los miembros de la Universidad y al público solicitar el acceso a la información que está bajo la custodia o control de la Universidad. Tenga en cuenta que las actas de las reuniones y la documentación que las acompaña pueden solicitarse en virtud de la FIPPA y, con pocas excepciones, puede concederse el acceso a estos registros. Por lo tanto, al crear sus actas tenga en cuenta que pueden ser accesibles más allá de la audiencia original.
Se recomienda encarecidamente a los órganos de gobierno de la Universidad que utilicen actas de tipo “ejecutivo”, es decir, un registro conciso que conste únicamente de las medidas adoptadas por el órgano en cuestión. Las actas no son un relato literal o cronológico de una reunión, y normalmente no hacen referencia a los puntos individuales tratados en el debate.
